Vamos falar sobre o programa 5S

O 5S é uma ferramenta organizacional que se utiliza de 5 palavras de origem japonesa para indicar suas etapas. Essa ferramenta pode ser utilizada na empresa, tanto a nível institucional, como em aplicação pessoal pelos integrantes. Ela visa uma melhoria contínua na destinação dos recursos materiais disponíveis, no clima organizacional e também na produtividade e motivação dos funcionários. É um trabalho que observa o ambiente tanto quanto observa as ações que estão sendo desenvolvidas nele, permitindo que o trabalho se mantenha construtivo e progressivo.

Seiri - Senso de Utilização

É a primeira etapa dos 5S. O momento em que a análise se volta para os recursos que estão disponíveis, sejam materiais ou intelectuais (recursos materiais, habilidades de equipe, habilidades pessoais). Nessa etapa, na observação de recursos materiais disponíveis (como documentos), é importante responder à pergunta: “Nós precisamos disso?” - isso vai ajudar em outras etapas. Essa é a etapa de observação e análise do que se tem à mão para trabalhar.

Seiton - Senso de organização

Dando sequência ao processo, é necessário separar os recursos para melhor aplicação deles. Recursos materiais de uso comum, de uso sazonal e os de uso esporádico devem ser organizados em locais de acesso correspondente à periodicidade de uso e necessidade. E além disso, é nessa etapa que se coloca em evidência a resposta da pergunta feita na etapa anterior: "Se não precisamos disso agora, que destinação podemos dar?".

Seiso - Senso de limpeza

Essa etapa é prioritariamente de observação pessoal e do ambiente. É o momento de desapego e libertação. Ambientes fisicamente limpos provocam sensação de conforto. Pessoas com aspecto de limpeza e organização pessoal se mostram mais agradáveis e convidativas. Mas não é só isso. Separados os recursos e organizados em seus devidos lugares e com sua devida prioridade, é hora de se livrar das sobras. A hora de realmente dar uma destinação útil àquilo que não tem uso na empresa, ou na vida pessoal.

Seiketsu - Senso de padronização

Etapa de implantação de regras e normas. É neste passo que são impostas rotinas e atribuição de tarefas. Isso é importante para que a equipe tenha direcionamento de ação e evite se perder nas atividades: para que nada fique incompleto e, também, para que haja meios necessidade de cobrança de resultados, por exemplo. Por exemplo, nesta etapa se institui a periodicidade em que é preciso recomeçar formalmente a análise dos 5S.

Shitsuke - Senso de disciplina

Essa parte do processo é a etapa que valoriza a autogestão e a atenção às próprias responsabilidades. É o incentivo para que cada um verifique o que precisa ser realizado, coloque os outros S em prática e conclua suas atividades com sucesso e presteza. É nessa parte também em que se olha o todo: para que o projeto maior seja concluído, caso seu projeto menor já esteja finalizado, pode-se colocar as habilidades a serviço de algum companheiro.

O 5S é uma ferramenta altamente adotada para melhorar a eficiência do trabalho, porque melhora a qualidade do ambiente e a atividade dos funcionários. Além de gerar maior segurança no desenvolvimento das atividades, diminuir o desperdício de tempo e de recursos materiais e permitir crescimento de confiança interno da equipe - o que costuma refletir também na produtividade, visto que o ambiente proporciona maior conforto e organização na realização do trabalho.

Assim é possível perceber que a saúde do ambiente de trabalho gera, muitas vezes, melhores resultados em relação à simples imposição. Trazer todos os componentes da empresa para o comprometimento com o uso da ferramenta transforma a visão, muda a forma de recepção e desenvolvimento de atividades, gera engajamento e chama à auto-responsabilidade no dia a dia de trabalho.